email professionale

E’ di questi giorni la notizia che anche Amazon ha definitivamente lanciato un servizio di email professionale dedicato alle Aziende, dal nome Amazon WorkMail, che entra a far parte della suite AMAZON AWS.

Il fatto che entri anche un attore così importante in un mercato già affollato, testimonia il desiderio di evoluzione da parte degli utenti e delle Aziende e la fluidità di questo mercato.

Come vedremo tra poco, ci sono tre principali opzioni tra le quali potrai scegliere, alcune di queste sono alternative ad exchange, altre invece che prevedono l’utilizzo di exchange ma sotto forme diverse.

Vediamo prima come gli utenti “vivono” lo strumento e cosa chiedono.

Email professionale : cosa vogliono gli utenti.

Probabilmente, anche nella tua Azienda la posta elettronica è lo strumento principale di comunicazione, e nel corso degli anni è diventata anche il più critico.

Oggi gli utenti chiedono che :

  • La posta aziendale funzioni sempre.
  • La perdita accidentale di una mail o di un archivio è un fatto che non deve accadere.
  • La casella di posta deve essere sincronizzata con tutti i device degli utenti (PC, smartphone, tablet)
  • Il sistema di posta deve essere in grado di inviare allegati voluminosi
  • Lo spazio di ogni casella deve essere ampio ed aumentare sempre di più.

Email professionale : 3 possibilità per la tua azienda.

Facciamo il punto sulle possibilità che offre il mercato :

  • Mail Server on site : è la situazione più tradizionale, anche se questa soluzione sta rapidamente perdendo mercato in favore di servizi erogati dall’esterno. Le caratteristiche principali sono:
    • Il mercato è dominato da Microsoft Exchange.
    • Ovviamente altissima security, massimo controllo delle mail, possibile condivisione tra colleghi di agende e calendari. Per le Aziende più “tradizionali” va benissimo così.
    • Necessità di gestire in casa i backup.
    • Necessità di aggiornare il software.
    • Necessità di ampliare continuamente lo storage per via della sempre maggiore voracità di spazio da parte degli utenti.
  • Cloud : è il mercato più in fibrillazione, e come saprai qui gli attori principali sono GMail e Office 365/Exchange OnLine, aspettando l’impatto potrà avere l’entrata sul mercato di Amazon. Come evidente, si tratta della soluzione diametralmente opposta rispetto alla soluzione on site :
    • Lo spazio a disposizione per ogni casella è molto ampio o addirittura illimitato
    • Le soluzioni sono facilmente interfacciabili e sincronizzabili con qualsiasi device mobile dei principali sistemi operativi
    • Essendo Cloud, nessun problema di hardware da gestire e di aggiornamenti da installare
    • Servizi di collaboration grazie all’integrazione con le suite Office (Google Doc ed Office 365) e con i sistemi di sync & share (Google Drive e One Drive).
    • Il problema di queste piattaforme particolarmente sentito nella realtà (e nella cultura) italiana : l’Azienda non può sapere dove risiedono le proprie mail, ed essendo le politiche di privacy decise da Google e Microsoft, alla tua PMI non resta che adeguarsi.
    • L’assistenza è centralizzata, quindi non sempre si riesce ad avere reattività nelle risposte (ad esempio in caso di richieste di gestione white/black list).
  • Mail Hosted : è la soluzione intermedia e potrà piacerti molto se vuoi avere i vantaggi del Cloud ma al tempo stesso non vuoi rinunciare ad una piattaforma dedicata per i tuoi servizi. Si tratta di stipulare un contratto con un buon Service Provider (valuta un attore che abbia una buona infrastruttura Cloud) ed utilizzare una piattaforma dedicata, il più possibile personalizzata per le tue esigenze :
    • servizi basati su  server Zimbra oppure su server Exchange già pronti per essere customizzati per le tue mail.
    • altissima scalabilità (è possibile acquistare da una a migliaia di caselle di posta)
    • utilizzando piattaforme molto diffuse, è una soluzione perfettamente interfacciabile con tutti i device mobili
    • massimo controllo sulle tue mail, che vengono conservate presso il datacenter del Provider e potrai concordare le politiche di privacy.
    • essendo una soluzione che sfrutta un’infrastruttura Cloud, nessun problema di hardware, backup, aggiornamenti o altro.
    • Potrai inoltre mettere in piedi procedure di migrazione personalizzate, che ti permetteranno di cambiare il sistema di posta senza perdere nemmeno una mail.
    • Alcuni fornitori hanno anche un servizio di mail relay principale autonomo (molto utile per filtare spam e/o virus) rispetto al tuo mail server.
    • Tra le varie personalizzazioni c’è anche la possibilità di avere un server SMTP autenticato a te dedicato

E tu (e la tua Azienda) che mail preferite ?