Cri mi capita sempre più spesso di fare  cose perché urgenti e poi tutto il resto finisce in secondo piano.

[grwebform url=”https://app.getresponse.com/view_webform_v2.js?u=Sn4DP&webforms_id=16120704″ css=”on” center=”off” center_margin=”200″/]Per prima cosa:

Eisenhower scrisse:

La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante

Ogni giorno nel nostro lavoro affrontiamo le situazioni non per importanza ma per urgenza.

E’ corretto?

Il più delle volte no.

Il vero nodo al pettine è capire come attribuire le priorità in modo da separare ciò che realmente è importante da ciò che può invece attendere.

Priorità ed urgenze: una scala in 4 passaggi.

Secondo lo schema di Eisenhower possiamo classificare le situazioni in 4 tipologie:

  1. Importante ed Urgente: Emergenza
  2. Importante e Non urgente: Miglioramento
  3. Non importante ed Urgente: Delega
  4. Non importante e Non urgente: Spreco

Vorrei analizzare con te i 4 punti appena elencati.

L’emergenza per un IT Manager

PRIMO CASO: sei in piena emergenza, non hai scelta.

Devi muoverti il più in fretta possibile, devi decidere quanto prima e devi “rispettare” l’evento che ha scatenato l’emergenza, che in quel momento detta le condizioni.

Ti sarai già trovato in queste condizioni, per esempio quando la linea Internet è down e bisogna subito pensare al ripristino: chiami l’assistenza del provider, cerchi una soluzione temporanea, magari raccattando SIM dati da attivare per permettere ai tuoi utenti almeno la ricezione della posta.

Per non parlare di quando un cryptovirus è riuscito a penetrare nella tua rete, costringendoti a disconnettere fisicamente porzioni di rete per evitare il propagarsi dell’infezione.

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Quando invece puoi pianificare…

Nel SECONDO CASO le tue  attività non sono urgenti, ma (molto) importanti.

Sei nella condizione di poter organizzare e pianificare secondo tempi precisi: finalmente puoi occuparti di attività pertinenti il tuo lavoro e per le quali realizzi gli scopi del tuo business.

Siamo nella fase del miglioramento…, un esempio ? La policy dei backup.

Magari hai già un backup in casa che funziona senza particolari problemi, ma nel tempo ti sei persuaso che utilizzare un servizio di backup in cloud sia più sicuro e più pratico, e l’entrata in vigore della nuova normativa GDPR ha rafforzato questa tua percezione.

Non sei in una situazione di emergenza e puoi quindi valutare con calma il miglior provider per le tue esigenze, determinare lo spazio ottimale da dedicare al backup cloud, le tecnologie migliori e le politiche di retention.

Oppure puoi analizzare l’utilizzo della banda Internet da parte dei tuoi utenti e decidere di pianificare se e quando sarà necessario un upgrade della banda e le migliori tecnologie di accesso per supportare la tua crescita.

… e poi ci sono le rotture di scatole…

TERZO CASO: ciò di cui non ti vorresti mai occupare…

Attività urgenti ma di nessuna importanza strategica per la tua azienda.

Si è rotto il cavo di rete oppure l’hard disk dell’impiegata dell’amministrazione?

Siamo onesti…, è urgente (guarda a caso proprio quel giorno deve emettere vagonate di fatture!), ma merita davvero che rimandi la tua riunione con quel nuovo fornitore piuttosto che rimandi di rivedere la nuova configurazione del firewall?

Il mio consiglio è di delegare (se puoi…) ad un tuo collaboratore queste piccole incombenze quotidiane.

…ma devo proprio farlo ?…

Eccoci al QUARTO CASO: valutare attività che per loro natura non sono importanti né urgenti.

Tagliare! Tagliare!

Oppure, per eccesso di scrupolo, potresti delegare.

Nella nostra quotidiana attività di consulenza, conosciamo questi casi: voler ad esempio rivedere le tariffe telefoniche, ma poi scoprire che hai già una tariffa quasi del tutto flat e lo “sforo” sono solo pochi euro al mese…, importi che non valgono nemmeno il tempo di un’analisi!

Il tuo tempo è prezioso…

Stabilito che il nostro tempo in azienda deve essere speso correttamente non ci resta che valutare cosa è emergenza da ciò che non lo è.

Per fare questo dobbiamo individuare un metodo per agire correttamente.

A mio parere un buon modo è :

  • definire un elenco di attività da svolgere.
  • ordinarle  per importanza.
  • attribuire un criterio di urgenza quindi stabilire cosa viene prima e a seguire le altre.
  • dare infine attuazione alle nostre azioni.

Puoi decidere cosa delegare fin da subito, puoi anche stabilire quale attività richiede la tua presenza e quale è solo una perdita di tempo e può essere rimandata o tagliata senza pietà.

Utilizzando questo modello puoi infine raggiungere la finalità ultima del tuo business , ossia Migliorare, riducendo quindi sprechi di tempo e dispersioni di energie.

Fin qui pare tutto semplice.

Come muoversi…prima!

Allora perché tutto sembra complicato?

Perché tutto ciò che ti ho detto è un processo, un’analisi , un “lavoro nel lavoro”… e non ti puoi occupare di tutto…

Noi di Opencloud lo sappiamo bene perché abbiamo aiutato molte aziende, suggerendo processi di innovazione e di digitalizzazione.

Capire la ragione del perché una situazione è divenuta urgente significa individuare le aree di inefficienza che generano ritardi, difficoltà, sprechi, ed altro.

Ti faccio un esempio:

Supponi di avere una connessione internet senza una linea di backup adeguata alle tue esigenze. Può accadere che improvvisamente, la linea Internet cada e tutte le attività che la utilizzano dati si blocchino.

In questa circostanza una normale attività è diventata, di fatto, un’emergenza collettiva.

Il lavoro di Opencloud è analizzare con te le tue molteplici attività, identificare fin da subito ciò che è da migliorare, definire il progetto per la realizzazione e collocare tutti gli strumenti idonei per realizzare soluzioni tempestive.

In altre parole:

Lavoriamo affinchè, nel tuo business, l’urgenza non sia normalità ma solo una condizione straordinaria.

Vuoi fare un pezzo di strada con noi? Contattaci subito!