smartworking

Hai un problema: la tua Azienda vuole avviare un progetto di smartworking.

Il tuo CEO pensa che ciò possa aiutare la produttività aziendale, mentre gli utenti trovano in questa soluzione un miglior equilibrio vita/lavoro.

A questo punto sono venuti da te, responsabile IT, e ti chiedono di mettere in piedi il tutto.

Gli utenti hanno bisogno dei giusti strumenti, mentre il tuo CEO pone l’accento sulla sicurezza e sulla privacy dei dati.

(Niente di strano : secondo un’analisi del Politecnico di Milano, questa è la principale preoccupazione delle Aziende rispetto ai temi di smartworking).

Strumenti affidabili e flessibili, garanzie sulla sicurezza e magari anche un occhio al budget : per chi si occupa di IT, lo smartworking in Azienda è senz’altro una bella sfida… più avanti ti suggerirò alcuni processi e strumenti per vincerla, come :

  • Connessioni Internet affidabili
  • Servizi di Desktop Virtuale
  • Intranet aziendali e social collaboration
  • Sistemi di comunicazione aziendale evoluti

Se invece nella tua Azienda ancora non si parla di tutto ciò, purtroppo devo dirti che la calma non durerà ancora molto : sempre secondo il Politecnico di Milano, praticamente la metà delle azienda italiane potrebbero essere interessate all’argomento.

Smartworking : due modalità principali.

Per mettere in piedi una postazione “smart”, dovrai realizzare due situazioni principali :

  • Smartworker che lavora principalmente da una postazione fissa, quasi sempre da casa, ed in questo ricorda il “vecchio” telelavoro.
  • Smartworker che invece lavora un pò ovunque : da casa ma anche dal cliente, presso un coworking, oppure in albergo o in un bar di passaggio, i più fortunati dalla spiaggia.

Dove sta la novità ? nella tua Azienda il telelavoro esiste da anni, mentre i commerciali da sempre lavorano in modalità.

La novità è che prima questi fenomeni erano circoscritti ad alcune funzioni aziendali: conosco aziende che ne ricorrono quando alcune collaboratrici vanno in maternità, oppure i già citati commerciali, nomadi per definizione.

Ora invece tutte le funzioni aziendali partecipano a questo fenomeno : amministrativi, assistenza clienti, manager, impiegati e così via.

Il tutto è normato da apposite leggi che regolano le attività del cosiddetto lavoro agile. (Maggiori info qui, sul portale del Ministero).

Se tutti in teoria possono diventare smartworker, nessuno può permettersi di diventare un’isola all’interno dell’Azienda : se le persone lavorano fisicamente separate, le informazioni ed i sistemi dovranno essere sempre vicini e disponibili.

E qui torni in campo tu, che devi assicurare che i dati viaggino in sicurezza verso tutti.

Potresti iniziare valutando gli strumenti che ti suggerisco di seguito.

#1 Una buona connessione è essenziale.

Tutto parte da qui.

Di una connessione affidabile ed abbastanza veloce tu e i tuoi smartworker non potrete fare a meno.

Se solo pochi utenti fortunati vivono in aree coperte da reti in fibra FTTH, altri potranno beneficiare delle nuove tecnologie di tipo FTTS.

Se invece i tuoi smartworker vivono sui colli della Brianza, sull’Appennino ligure, nella bassa Padana ed in ogni altro centro “dimenticato”, non disperare : molto probabilmente è disponibile una buona connessione wireless.

Grazie ad un buona connessione potrai abilitare tutti i servizi che servono ai tuoi utenti remoti.

Ciò che importa è che sia affidabile.

#2 Virtual desktop per la massima sicurezza dei tuoi dati

Il concetto che sta dietro ad un sistema di Virtual Desktop è piuttosto semplice : sul PC dell’utente non avviene alcuna elaborazione, il tutto avviene all’interno di sistemi centralizzati che possono stare presso il tuo CED, (in questo caso si parla di VDI), oppure nel Cloud (ed allora parliamo di DaaS).

Il PC del tuo teleworker non fa altro che visualizzare ed interagire con qualcosa che avviene nella sicurezza del tuo CED o in quella del tuo Cloud Provider.

Il tuo CEO sarà contento di sapere che i dati sono al sicuro: non si trovano sul PC in casa del dipendente e sono al riparo da furti o perdita del PC fisico.

Tu invece sarai contento perchè potrai gestire gli aggiornamenti ed i backup facilmente ed in modo centralizzato.

I tuoi smartworker ti ringrazieranno perchè grazie a queste tecnologie potranno accedere al loro PC virtuale anche senza il loro PC fisico ma anche tramite device mobile.

Dimenticavo : il tuo CEO sarà contento anche perchè un sistema di Virtual Desktop consente di risparmiare cifre importanti sul mantenimento dei PC aziendali. (Come ? puoi approfondire qui questi argomenti).

#3 Intranet e social collaboration per la condivisione dei dati.

Una Intranet può essere il collante che tiene insieme tutte le realtà aziendali, anche quelle che sono fisicamente lontane.

Le comunicazioni dovranno arrivare puntuali a tutti, insieme  alla possibilità di condividere i vari progetti in corso con il gruppo di lavoro e di verificarne lo stato di avanzamento.

Ecco tutto ciò che può fare una Intranet per la tua Azienda :

  • Condivisione di progetti, compiti e stati di avanzamento.
  • Chat e video aziendali
  • Condivisione di documenti.
  • Pubblicazione di dati, report, grafici etc…
  • Integrazione con la posta elettronica aziendale
  • Integrazione con il sistema di comunicazione aziendale.
  • ….

Condividere documenti e progetti e poter comunicare in modo immediato e veloce con la chat oppure con la videochat aziendale, sono funzioni che favoriscono la collaborazione all’interno dell’Azienda.

Non commettere l’errore di credere che per ottenere tutto ciò sono necessari grossi investimenti, costosi team di consulenti e sviluppatori oltre a tempi di messa in opera lunghi ed incerti : esistono sul mercato soluzioni SaaS (Software As a Service), che ti permettono di creare la tua Intranet aziendale in pochissimo tempo : basta aprire il browser, registrarsi e potrai essere subito operativo.

Puoi partire da “semplici” servizi di Sync & Share come Dropbox (magari nella versione “for business”… che permette di limitare i cosiddetti fenomeni di “shadow IT”.

Una volta capita l’utilità, magari la tua Azienda sarà disponibile a qualche investimento in materia : allora potrai modificare a tuo piacimento la piattaforma e renderla sempre più in linea con i processi della tua Azienda.

#4 Sistema di comunicazione VoIP : remotizzare gli interni aziendali

Per lo smartworking è necessario che il sistema di comunicazione aziendale “esca” dai muri dell’ufficio e diventi in grado di gestire sedi e collaboratori remoti.

Se hai installato un sistema VoIP “aperto” sei già a buon punto.

Un buon sistema di comunicazione può permetterti di remotizzare l’interno telefonico e dotare i tuoi di tuoi teleworkers di telefono fisico (per i più tradizionali e stanziali) oppure di softphone da installare sul PC (fisico o virtuale che sia).

Tramite un’apposita VPN, che li collegherà in modo sicuro alla tua LAN, i tuoi utenti remoti avranno un interno aziendale sempre con loro, per permettergli di ricevere telefonate sul numero aziendale, partecipare ad audioconference, utilizzare la segreteria telefonica ed ogni altra funzione che utilizza chi si trova in ufficio.

Tutto ciò unito a sistemi evoluti di Unified Communication, può agevolare molto la comunicazione e lo scambio di informazioni e documenti per tutto l’ecosistema delle tue connessioni aziendali.

In sintesi …

Con questi strumenti potrai creare un efficace progetto di smartworking  per la tua Azienda :

  • Una buona connessione Internet li collegherà alla sede aziendale ed al resto del mondo.
  • Utilizzare PC virtuali  ti consentirà di gestire con maggiore semplicità tutti gli aspetti di aggiornamento, backup e sicurezza dei dati aziendali.
  • Grazie ad un Intranet Aziendale tutti gli utenti, oltre a poter chattare e fare videoconferenze, saranno allineati circa documenti, progetti e dati aziendali.
  • Con un sistema VoIP evoluto, tutti gli utenti saranno connessi al centralino aziendale, ovunque essi siano.

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