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Che si dice in giro circa i sistemi di Unified Communications ?

Sono andato un pò in giro a chiedere:

conosci i sistemi di Unified Communications ?

Ci sono state risposte del tipo :

Unified Communications è Skype

oppure :

Unified Communications è ricevere il fax sulla mail

qualcuno mi ha pure detto :

Unified Communications ?! E che cavolo me ne faccio ?

In realtà faresti bene a prendere questi sistemi in sera considerazione, e cercherò di spiegarti il perchè…

Unified Communications: per aumentare la produttività della tua Azienda

Poche storie… la stragrande maggioranza degli utenti pensa che basti ricevere chiamate dal centralino e potersele passare tra gli interni.

Per la segreteria telefonica (sempre se che non ha deciso di disattivarla) c’è sempre il “telefonino”.

Già…, ma se i miei utenti vogliono solo usare il telefono, come posso far percepire si vantaggi delle Unified Communications?

Come IT Manager sai bene che il vero scoglio è far “digerire” ai propri utenti l’introduzione di nuove funzionalità, utenti che spesso sono in difficoltà anche con le operazioni più semplici.

Eppure, con un piccolo sforzo, introducendo con alcune funzioni base, potrai ottenere un importante balzo in avanti in termini produttività:

  • Fax to mail/Mail to fax.  Gestire un fax fisico è ormai una grande scocciatura: dedicare linee, cambiare la carta, pagare l’assistenza. Inviare un fax da Outlook oppure ricevere un fax come allegato ad una mail è sicuramente la caratteristica più nota, anzi… per qualcuno Unified Communications è tutto qui.
  • Hot Desk. La tua centralinista apprezzerà molto la possibilità di spostarsi e di configurare in qualsiasi apparecchio telefonico il proprio interno. Se hai diversi uffici, potrai spostarti e tra una sede e l’altra e mantenere il tuo numero di interno, oppure modificare il posto operatore a tuo piacimento.
  • Mobile extension. Una funzione che farà capitolare anche il tuo manager più scettico: unificare il proprio interno telefonico ed il proprio smartphone. Ricevere le chiamate destinate al proprio interno sullo smartphone e viceversa, piuttosto che accedere, tramite apposite apps, alla rubrica aziendale da mobile.
  • Chat. Forse pensi che adottare un sistema di chat per migliorare la produttività aziendale è un controsenso. In realtà, chi lo utilizza, dopo un iniziale scetticismo, (del tutto comprensibile), si accorge che è un bel vantaggio poter avere feedback immediati dai colleghi e dai superiori eliminando quei maledetti “trenini di mail”. E se la tua Azienda è multisede…inutile dire che la comunicazione è ancora più fluida ed i vantaggi aumentano.

Credi che i tuoi utenti possano digerirlo?

Allora la tua Azienda è pronta per fare un altro salto…

Unified Communications: è anche collaborazione…

Facciamo un piccolo passo indietro…qual’è lo scenario di applicazione di quesi sistemi?

Lo scenario di applicazione è quello che viene definito come Azienda 4.0, oppure “digital transformation”, scenario nel quale le connessioni aziendali vanno ben oltre il perimetro fisico dell’azienda: i team sono ora composti da collaboratori, clienti, fornitori, smartworker e via discorrendo. (Ne abbiamo parlato in questo articolo, indicando anche 4 servizi fondamentali per la digital transformation).

Questi team così “liquidi” devono poter comunicare con lo strumento che ritengono più idoneo nelle diverse situazioni, ma devono anche poter utilizzare strumenti che permettano una migliore collaborazione.

Unified Communications diventa quindi Unified Communications and Collaboration (UC&C), integrando:

  • Condivisione documenti.  Al momento si scambiano i documenti via mail, con proliferazione delle mail ed enormi problemi di gestione delle differenti versioni del medesimo documento. Un buon sistema di UC&C per la tua azienda non può prescindere dall’integrare un buon sistema di condivisione dei documenti.
  • VDC. La videocomunicazione oggi è diventata democratica: non più solo sale riunioni attrezzate con maxi schermi e sistemi multimediali, ma ognuno può utilizzarla dal proprio PC o smartphone in qualsiasi situazione ed in qualsiasi luogo. La VDC è cresciuta ed è usata in combinazione con altri due strumenti, Desktop Sharing e webinair.
  • Desktop Sharing. Durante una VDC potresti aver bisogno di “far vedere” cosa stai facendo, descrivere un processo o mostrare una presentazione al tuo interlocutore. Condividi lo schermo ed è fatta!
  • WEBinar. Dove unified communication incontra la formazione. Puoi utilizzare gli strumenti di UC&C per fare formazione da remoto ai tuo tecnici sul campo, rispondere alle domande, formare i tuoi clienti sull’utilizzo di nuovo software e mille altri utilizzi. I tuoi utenti potranno seguire in diretta i tuoi webinairs, oppure accedere alle registrazioni.

Devo cambiare centralino?

La risposta è si se hai ancora un centralino tradizionale, no se hai già un centralino VoIP: i sistemi di unified communication & collaboration possono essere “agganciati” ed integrati a tantissimi centralini di tipo VoIP.

Il centralino continua a fare il suo dovere, ma riceve una specie di “doping”: gli utenti vengono riconosciuti dal sistema di unified communication e possono quindi accedere a molti altri servizi.

Ma dove sta il sistema di UC&C?

Cosa devo installare?

UCaaS: cloud + unified communications

Nulla…non devi installare nulla.

Niente server, niente licenze, niente aggiornamenti, niente investimenti, niente manutenzione.

UC&C ha incontrato il Cloud, ed è un fatto che si sono piaciuti, anche molto.

Da questo incontro sono nati i sistemi chiamati (il nome è bruttino…) UCaaS, cioè Unified Communication As a Service.

Utilizzare sistemi di unified communication erogati in una logica Cloud permette alla tua Azienda di pagare solo un canone per ogni utente che vorrai abilitare, canone che potrà crescere o diminuire nel tempo seguendo le tue esigenze.

Come qualsiasi altro sistema Cloud, potrai spostare il peso economico dagli investimenti all’utilizzo, facendo la felicità del tuo CFO, come spieghiamo in questo articolo.

Il massimo sarebbe “spegnere” il centralino che oggi hai in casa e passare in una logica di centralino Cloud Virtuale: nel tuo ufficio restano solo i telefoni, tutto il resto sta dal provider che si preoccupa di server, di gestione, aggiornamenti e manutenzione.

Allora… sei pronto ? Contattami qui.