zimbra exchange

Hai deciso che venuto il momento di cambiare il sistema di posta elettronica.

Sei stanco di dover sempre aggiungere storage al tuo mail server, di doverti preoccupare dei backup, dello spam, del server SMTP autenticato, delle licenze di Exchange e di tutto il resto.

Oppure hai già un servizio Cloud o Hosted ma non sei soddisfatto del tuo attuale fornitore. (Leggi l’articolo se vuoi capire lo stato dell’arte del mercato per i servizi di email professionale cloud oppure hosted).

Stai quindi valutando un nuovo servizio di posta elettronica per la tua Azienda, analizzando nel dettaglio le caratteristiche del servizio che ti hanno proposto, come il numero di caselle e lo spazio storage per ciascuna, oppure dai particolare importanza all’interfaccia amministratore e alla flessibilità nel creare e gestire le varie utenze.

Magari, hai anche approfondito le tematiche relative alla privacy dei dati e della data retention.

Un aspetto sul quale ti invito a soffermarti è la migrazione dalla situazione attuale verso la nuova situazione.

Infatti, se attualmente utilizzi un server oppure un servizio di posta che ti permette di accedere tramite protocollo IMAP, potresti avere uno storico di vecchie mail anche molto capiente che è necessario rimettere in linea sul nuovo server/servizio.

Che tu stia valutando delle soluzioni basate su uno dei vari servizi Cloud, oppure servizi hosted basati su server mail Zimbra oppure su server mail Exchange, ti consiglio vivamente di creare (o di farti creare dal tuo fornitore) un piano di migrazione ben articolato.

Di seguito ti elenco i 5 passaggi fondamentali (includo anche le slides per maggior chiarezza) di un piano di migrazione, processo che viene dall’esperienza di  Innovazionedigitale nel migrare diverse migliaia di caselle posta.

Vorrei però innanzitutto chiarirti quali sono gli obiettivi che un piano di migrazione della posta elettronica si prefigge.

Zimbra Exchange : i 3 obiettivi del piano di migrazione

Il piano di migrazione non è altro che una serie di azioni che, utilizzando alcuni strumenti ben definiti, puntano a migrare i tuoi servizi di mail aziendale raggiungendo questi tre obiettivi :

  • Assicurare la continuità del servizio
  • Fare in modo che gli utenti continuino a lavorare anche a migrazione in corso
  • Trasferire la posta da un server all’altro senza la necessità di archiviare la vecchia posta in locale.

Ho visto diverse aziende che migrano la posta elettronica semplicemente archiviando su PC locale le vecchie mail e riconfigurando il client di posta : questa pratica può esserti di aiuto in caso di pochi utenti da migrare e nel caso di dimensioni contenute delle caselle, diventa problematica in caso la tua Azienda abbia molti utenti da migrare ed uno storico capiente di vecchie mail.

La migrazione in 5 passaggi

Mettendo in atto questi 5 passaggi, centrerai gli obiettivi che ti sei prefissato :

  1. Situazione attuale : sia che la tua Azienda abbia il mail server in casa oppure si appoggi ad un servizio erogato dall’esterno, al momento avrai più o meno la seguente situazione :
    • Il DNS del tuo dominio punta, per i servizi di posta elettronica, all’indirizzo IP pubblico del tuo server attuale, che riceve tutta la posta distribuendola alle varie caselle di posta.
    • Gli utenti in mobilità, tramite i loro PC oppure tramite i loro smartphone sincronizzano la posta tramite IMAP oppure tramite Active Sync.
  2. Modifica MX Record : è il primo passaggio, ma anche il più importante.
    • Il DNS viene riconfigurato, in modo che “punti” all’infrastruttura Cloud di Innovazionedigitale, che diventa così Mail relay primario. (Se vuoi approfondire l’importanza e le funzioni di un Mail Relay primario puoi fare riferimento a questo articolo). A questo punto il nuovo provider di posta riceve già la posta in casa ed è come se ne diventasse arbitro.
    • Il Mail Relay primario inoltra tutto il flusso della posta verso il tuo server aziendale (anche se si trova all’esterno presso un provider la sostanza non cambia), che continua ricevere la posta e a distribuirla alle varie caselle come prima.
    • Per gli utenti interni/esterni non cambia nulla.
  3. Trasferimento dello storico della mail : è venuto il momento di mettersi a trasferire lo storico delle mail sul nuovo server : le vecchie mail vengono quindi copiate e trasferite nello storage della nuova infrastruttura Mail.
  4. Sincronizzazione continua : ovviamente durante questa fase di passaggio, l’utente continua a ricevere mail: anche queste vanno trasferite al nuovo server !
  5. Go Live ! Quando il trasferimento delle vecchie mail è concluso, si stabilisce una data nella quale avviene lo switch definitivo:
    • Innovazionedigitale (oppure il nuovo fornitore) diventa mail relay primario e secondario.
    • Se necessario vengono riconfigurati i vari client di posta in modo che gli utenti scarichino ed inviino la mail sfruttando il nuovo server, ovviamente troveranno le vecchie mail perfettamente in linea e non si accorgeranno di nulla.
    • Il vecchio server viene spento ed i servizi dismessi.
    • Gli utenti in mobilità continuano a sincronizzare la loro posta dal loro device mobile come facevano prima, magari sfruttando le possibilità che Exchange e Zimbra offrono, sincronizzando oltre che la posta, anche le loro agende e rubriche.

Per concludere…

Il piano di migrazione non dovrebbe mai mancare in una qualsiasi proposta di servizio di posta elettronica, se non sai come fare e vuoi una mano noi siamo qui per questo.